Was sich 2026 ändert: Die 5%-Mindestbesichtigungsquote

Die gesetzliche Grundlage ist § 21 Abs. 1a ArbSchG. Die Änderung selbst wurde im Rahmen der GDA-Vereinbarungen (Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie) über mehrere Jahre vorbereitet — und tritt 2026 in der praktischen Umsetzung voll in Kraft.

Was bedeutet "5 Prozent"? Nehmen wir eine Berufsgenossenschaft, die 200.000 Betriebe betreut. 5 Prozent davon sind 10.000 Betriebe pro Jahr. Das ist kein Stichprobenprogramm mehr — das ist systematische Kontrolle.

Warum jetzt? Die Politik hat erkannt, dass der deutsche Arbeitsschutz auf dem Papier gut ist, aber in der Praxis lückenhaft. Studien zeigen, dass insbesondere KMU ihre Pflichten bei der Gefährdungsbeurteilung nicht vollständig erfüllen. Die BAuA-Betriebsbefragung 2022 ergab: Nur rund 50 Prozent der Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern führen eine vollständige Gefährdungsbeurteilung durch. Bei der psychischen Gefährdungsbeurteilung liegt die Quote noch niedriger.

Die 5%-Quote soll hier einen realen Prüfdruck aufbauen. Und sie wird begleitet durch eine technische Infrastruktur, die seit 2023 im Aufbau ist: Landesarbeitsschutzbehörden und Berufsgenossenschaften tauschen Betriebsdaten aus. Das bedeutet: Wenn eine Landesbehörde bei einer Routineprüfung Mängel feststellt, weiß die BG davon — und umgekehrt.

Für dich als Arbeitgeber heißt das: Nicht abwarten, ob du drankommst. Vorbereiten, als ob du morgen Post bekommst.

Wer prüft — und wen?

Im deutschen Arbeitsschutz gibt es zwei Aufsichtsinstanzen, die unabhängig voneinander prüfen können — und die seit 2023 ihre Daten teilen:

Landesarbeitsschutzbehörden (Gewerbeaufsicht/Amt für Arbeitsschutz): Zuständig für die Überwachung des Arbeitsschutzgesetzes, der Arbeitsstättenverordnung und weiterer staatlicher Vorschriften.

Berufsgenossenschaften und Unfallkassen: Zuständig für die Unfallverhütungsvorschriften (DGUV-Vorschriften) und die branchenspezifischen Regelwerke.

Wen trifft die 5%-Quote? Grundsätzlich alle Betriebe. In der Praxis priorisieren die Träger nach Risikokriterien: Branchen mit hoher Unfallquote, Betriebe mit auffälligem Krankenstand, Unternehmen, die nie eine Fachkraft für Arbeitssicherheit gemeldet haben. Aber — und das ist die Veränderung — auch vermeintlich risikoarme Betriebe werden geprüft, um die Quote zu erfüllen.

Wie läuft die Kontaktaufnahme? In der Regel schreibt die BG den Betrieb an und fordert Dokumentation an — Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungsnachweise, betriebsärztliche Betreuung. Teilweise erfolgt die Besichtigung vor Ort, teilweise zunächst als Dokumentenprüfung. Bei Auffälligkeiten folgt der Vor-Ort-Termin.

Was wird bei einer BG-Prüfung kontrolliert?

Die Prüfer haben eine klare Checkliste — und die solltest du kennen, bevor sie bei dir auftauchen.

1. Gefährdungsbeurteilung (§ 5 ArbSchG) Der Kern jeder Prüfung. Liegt eine aktuelle, vollständige Gefährdungsbeurteilung vor? Sind alle relevanten Gefährdungen erfasst — physische und psychische? Sind Maßnahmen abgeleitet und dokumentiert? Wurde die Wirksamkeit überprüft?

2. Psychische Gefährdungsbeurteilung (PGB) Seit 2013 Pflicht, seit 2026 der häufigste Prüfpunkt. Die PGB wird gezielt angefragt. Fehlende PGB = fast garantierte Beanstandung. Mehr dazu im Abschnitt Die PGB als häufigste Schwachstelle.

3. Betriebsanweisungen Für Gefahrstoffe, Maschinen und besondere Arbeitsbedingungen müssen schriftliche Betriebsanweisungen vorliegen — in verständlicher Sprache und am Arbeitsplatz zugänglich.

4. Unterweisungen Mitarbeiter müssen regelmäßig (mindestens jährlich, bei Neueinstellungen vor Arbeitsbeginn) unterwiesen werden. Die Unterweisung muss dokumentiert sein — mit Datum, Inhalt und Unterschrift des Mitarbeiters.

5. Sicherheitsbeauftragte Ab 20 Beschäftigten muss mindestens ein Sicherheitsbeauftragter bestellt sein (§ 22 SGB VII). Die Bestellung muss schriftlich dokumentiert sein.

6. Arbeitsmedizinische Vorsorge Je nach Tätigkeit ist Pflichtvorsorge, Angebotsvorsorge oder Wunschvorsorge zu organisieren und zu dokumentieren. Betriebsarzt bestellt? Vorsorgeuntersuchungen durchgeführt?

7. Arbeitssicherheitstechnische Betreuung Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) bestellt? Alternativ: Unternehmermodell mit eigenem Nachweis? Die Betreuungsform muss dokumentiert sein.

8. ASA-Sitzungen Ab 20 Mitarbeitern: Der Arbeitsschutzausschuss (ASA) muss vierteljährlich tagen. Protokolle der Sitzungen werden bei der Prüfung angefordert.

Die Konsequenzen bei Verstößen

Was passiert, wenn bei der Prüfung Mängel festgestellt werden? Das hängt von der Schwere ab — aber die Eskalationsstufen sind klar:

Stufe 1 — Beratung und Nachfrist: Bei erstmaligen, nicht akut gefährlichen Mängeln: schriftliche Aufforderung mit Frist zur Nachbesserung. Typisch: "Bitte reichen Sie die psychische Gefährdungsbeurteilung innerhalb von 3 Monaten nach." Das klingt harmlos — ist aber aktenkundig.

Stufe 2 — Anordnung: Wenn die Nachfrist nicht eingehalten wird oder die Mängel schwerer wiegen: behördliche Anordnung mit Rechtsverbindlichkeit. Das ist ein Verwaltungsakt — mit Widerspruchsmöglichkeit, aber auch mit Zwangsmitteln bei Nichtbeachtung.

Stufe 3 — Bußgeld: Ordnungswidrigkeiten nach dem Arbeitsschutzgesetz können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Fehlende Gefährdungsbeurteilung, fehlende Unterweisungen, fehlende Bestellung einer SiFa — alles bußgeldbewehrt. In der Praxis liegen die Bußgelder für KMU meist im Bereich von 500 bis 5.000 Euro pro Verstoß — aber sie summieren sich.

Stufe 4 — Betriebsstilllegung: Bei akuter Gefahr für Leib und Leben: sofortige Stilllegung von Arbeitsbereichen oder des gesamten Betriebs. Selten, aber möglich — insbesondere auf Baustellen und in der Produktion.

Stufe 5 — Haftung bei Arbeitsunfällen: Hier wird es teuer. Wenn ein Arbeitsunfall passiert und die BG feststellt, dass grundlegende Arbeitsschutzpflichten nicht erfüllt waren, kann die BG den Arbeitgeber in Regress nehmen. Und wenn ein Mitarbeiter wegen eines Burnouts ausfällt, der durch eine fehlende PGB hätte erkannt werden können — dann bewegt sich das in einer arbeitsrechtlichen Grauzone, die sich zunehmend zuungunsten des Arbeitgebers entwickelt.

So bereitest du dich auf die BG-Prüfung vor: 8-Punkte-Checkliste

Keine Panik, aber auch kein Aussitzen. Geh diese acht Punkte durch — wenn du alle abhaken kannst, bist du auf der sicheren Seite.

1. Gefährdungsbeurteilung aktuell? Prüfe: Wann wurde die letzte GBU erstellt oder aktualisiert? Sind neue Arbeitsbereiche, Maschinen oder Verfahren hinzugekommen, die noch nicht erfasst sind? Die GBU ist ein lebendes Dokument — sie muss bei wesentlichen Änderungen aktualisiert werden.

2. Psychische Gefährdungsbeurteilung durchgeführt? Das ist der Punkt, an dem die meisten KMU scheitern. Wenn du noch keine PGB hast: Jetzt starten. Unsere Fragebogen-Vorlage für die psychische Gefährdungsbeurteilung gibt dir eine sofort einsetzbare Grundlage.

3. Dokumentation vollständig? GBU, PGB, Maßnahmenplan, Wirksamkeitsprüfung — alles schriftlich und auffindbar? Die beste Gefährdungsbeurteilung nützt nichts, wenn du sie bei der Prüfung nicht vorlegen kannst.

4. Unterweisungen dokumentiert? Jeder Mitarbeiter, mindestens einmal pro Jahr, plus bei Neueinstellungen. Inhalt, Datum, Unterschrift. Wenn du das bisher informell gemacht hast: Ab jetzt schriftlich.

5. Sicherheitsbeauftragter bestellt? Ab 20 Mitarbeitern Pflicht. Schriftliche Bestellung, ggf. Schulungsnachweis. Wenn du keinen hast: Einen Mitarbeiter benennen und die nächste Schulung buchen.

6. ASA eingerichtet und protokolliert? Ab 20 Mitarbeitern: vierteljährliche ASA-Sitzungen mit Protokoll. Teilnehmer: Arbeitgeber, Betriebsrat (falls vorhanden), SiFa, Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragte.

7. Betriebsarzt bestellt? Arbeitsmedizinische Betreuung muss organisiert sein. Bestellungsurkunde vorhanden? Vorsorgeuntersuchungen terminiert und dokumentiert?

8. Erste-Hilfe-Organisation? Ersthelfer ausgebildet (mindestens 5 % der Belegschaft)? Erste-Hilfe-Kasten vorhanden und regelmäßig geprüft? Notfallaushang aktuell? Wird oft vergessen — und ist ein leichter Punkt zum Abhaken.

Eine umfassende Vorlage für die Gefährdungsbeurteilung inklusive psychischer Belastungen findest du in unserem Vorlagen-Artikel zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung.

Die PGB als häufigste Schwachstelle

Wenn es einen Punkt gibt, der bei BG-Prüfungen fast flächendeckend beanstandet wird, dann ist es die psychische Gefährdungsbeurteilung. Die Gründe sind nachvollziehbar: Physische Gefährdungen — Lärm, Gefahrstoffe, Maschinen — sind greifbar, messbar, technisch lösbar. Psychische Belastungen sind diffuser, schwerer zu erfassen und unangenehmer zu adressieren.

Aber genau deshalb schauen die Prüfer hier besonders genau hin. Die GDA hat "Psychische Belastungen" als Schwerpunktthema definiert — das heißt, die Prüfer sind geschult und angewiesen, diesen Punkt konsequent abzufragen.

Was als PGB akzeptiert wird und was nicht — das ist eine der häufigsten Fragen. Ein kurzes Mitarbeitergespräch reicht nicht. Ein Fragebogen allein reicht nicht, wenn keine Maßnahmen abgeleitet wurden. Was akzeptiert wird: eine systematische Erhebung (Fragebogen, Workshop oder Beobachtungsinterview), dokumentierte Ergebnisse, abgeleitete Maßnahmen und eine Wirksamkeitsprüfung.

Wenn du nur eine Sache vor der nächsten BG-Prüfung erledigst — mach die PGB. Sie ist die häufigste Beanstandung, die am einfachsten zu vermeiden ist, und — wie unser Artikel Von der PGB zur bKV zeigt — gleichzeitig der Startschuss für eine Maßnahme, die sich steuerlich und betriebswirtschaftlich rechnet.

Weitere Informationen zur Burnout-Prävention als Arbeitgeber und zu BGM-Maßnahmen findest du in unseren weiterführenden Artikeln.

FAQ: Häufige Fragen zur BG-Prüfung 2026

Kann die BG unangemeldet kommen? Ja, grundsätzlich schon. Die BG hat ein gesetzliches Betretungsrecht (§ 19 SGB VII). In der Praxis kündigen die meisten Berufsgenossenschaften ihren Besuch schriftlich an — mit einer Frist von 1–4 Wochen und einer Liste der Dokumente, die bereitliegen sollen. Aber: Eine Voranmeldung ist keine Pflicht. Insbesondere bei konkreten Hinweisen auf Mängel (z. B. nach einem Arbeitsunfall) erfolgt die Besichtigung ohne Vorwarnung.

Was passiert bei der ersten Prüfung — gleich Bußgeld? In der Regel nicht. Bei erstmaliger Prüfung ohne akute Gefährdung setzen die Prüfer auf Beratung. Du bekommst eine Nachfrist, um festgestellte Mängel zu beheben — typischerweise 3 bis 6 Monate. Ein sofortiges Bußgeld gibt es nur bei schwerwiegenden Verstößen, die eine unmittelbare Gefahr darstellen, oder wenn du bereits in der Vergangenheit aufgefallen bist. Trotzdem: Alles wird dokumentiert. Bei der zweiten Prüfung wird die Toleranz deutlich geringer.

Wie oft wird geprüft? Die 5%-Mindestquote bedeutet statistisch: Im Durchschnitt wird jeder Betrieb alle 20 Jahre geprüft. Das klingt selten — ist es aber nur auf dem Papier. Denn die Quote bezieht sich auf Besichtigungen, nicht auf Dokumentenprüfungen. Und Betriebe in Risikobranchen, mit auffälligem Unfallgeschehen oder nach Beschwerden werden deutlich häufiger kontrolliert. Die Faustregel: Rechne damit, alle 5–10 Jahre eine Besichtigung zu bekommen — und halte deine Dokumentation permanent aktuell. Mehr dazu im Nachweisgesetz-Artikel.

Fazit & nächster Schritt

Die BG-Prüfung 2026 ist kein Grund zur Panik — aber ein guter Grund, die eigene Arbeitsschutz-Dokumentation ehrlich zu prüfen. Die 5%-Mindestbesichtigungsquote macht aus der theoretischen Pflicht eine praktische Realität. Und die Konsequenzen bei Mängeln sind nicht nur Bußgelder: Es geht um Haftung, um Versicherungsschutz und um deine Glaubwürdigkeit als Arbeitgeber.

Die gute Nachricht: Die acht Punkte der Checkliste sind kein Hexenwerk. Die meisten Betriebe haben 80 Prozent davon bereits — es fehlt oft nur die Dokumentation oder die PGB. Und genau hier liegt der größte Hebel: Eine saubere PGB durchführen, Maßnahmen ableiten, dokumentieren — und damit nicht nur die BG-Prüfung bestehen, sondern gleichzeitig die Grundlage für steuerfreie Mitarbeiter-Benefits schaffen.

Nächster Schritt: Lade dir unsere PGB-Vorlage herunter — und sei auf die Prüfung vorbereitet. Oder lass uns in einem kurzen Gespräch prüfen, wo dein Betrieb steht und was noch fehlt. Jetzt PGB-Vorlage herunterladen → | Beratungsgespräch vereinbaren →