Das Nachweisgesetz (NachwG) regelt die Pflicht des Arbeitgebers, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Seit der Reform 2022 ist der Pflichtkatalog erheblich erweitert worden — unter anderem um Angaben zu Versorgungsträgern (bAV), Kündigungsverfahren und Fortbildungsansprüchen. Seit 2025 ist die Nachweisführung auch in elektronischer Form zulässig.

Warum ist das für Arbeitgeber relevant?

Das NachwG betrifft jeden Arbeitgeber ab dem ersten Mitarbeiter — es gibt keine Ausnahme für KMUs. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 2.000 EUR pro Fall und Mitarbeiter. Seit der Reform 2022 reicht ein einfacher Arbeitsvertrag oft nicht mehr aus, weil der Pflichtkatalog in §2 NachwG deutlich erweitert wurde. Besonders kritisch: Die Angabe des Versorgungsträgers bei betrieblicher Altersvorsorge (Nr. 13) fehlt in rund 80 % aller bestehenden Verträge. Wer das nicht nachdokumentiert, riskiert im Streitfall Beweisnachteile und Bußgelder.

Das Wichtigste in Kürze

• Seit August 2022 erweiterter Pflichtkatalog mit 15 Nachweispunkten (§2 NachwG)

• Seit 2025 darf der Nachweis auch digital erfolgen (qualifizierte elektronische Form)

• Bußgeld bei Verstoß: bis zu 2.000 EUR pro Einzelfall (§4 NachwG)

• Bestehende Arbeitsverträge müssen auf Anfrage des Mitarbeiters innerhalb von 7 Tagen ergänzt werden

Rechtsgrundlage

§§1–4 Nachweisgesetz (NachwG), zuletzt geändert durch das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (August 2022) sowie die Ergänzung um die elektronische Form (2025).

VitalPro-Tipp

Prüfe deine bestehenden Arbeitsverträge auf die neuen Pflichtangaben — insbesondere Nr. 13 (Versorgungsträger bAV). Wenn du VitalPro implementierst, erstellen wir die Versorgungsordnung und die zugehörige Nachweisdokumentation gleich mit, sodass du NachwG-konform aufgestellt bist.