Was regelt §2 Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. §2 NachwG ist dabei der Kernparagraph — er listet alle Pflichtangaben auf, die in diesem Nachweis enthalten sein müssen.

Was bedeutet das konkret? §2 NachwG definiert 15 Pflichtangaben für jeden Arbeitsvertrag. Das gilt für alle Arbeitsverhältnisse — unabhängig von Betriebsgröße. Seit dem 1. August 2022 ist der Katalog erweitert und mit Bußgeld bewehrt (bis 2.000 EUR). Drei gestaffelte Fristen regeln, was wann vorliegen muss: am ersten Arbeitstag, nach 7 Kalendertagen, nach einem Monat.

In der Praxis bedeutet das: Du kannst die Nachweispflicht über den Arbeitsvertrag selbst erfüllen — wenn dieser alle 15 Punkte enthält. Oder du erstellst ein separates Nachweisdokument. Beides ist zulässig. Aber: Der Nachweis muss dem Mitarbeiter persönlich übergeben werden. Eine rein mündliche Absprache reicht nicht.

Seit der Reform 2022 ist das Nachweisgesetz kein zahnloser Tiger mehr. Fehlende Angaben sind eine Ordnungswidrigkeit — mit echten Konsequenzen. Dazu weiter unten mehr.

Alle 15 Pflichtangaben im Detail

Hier kommt der vollständige Katalog nach §2 Abs. 1 NachwG. Für jede Pflichtangabe: Was ist gemeint, worauf musst du achten, und welcher Fehler taucht in der Praxis am häufigsten auf.

Nr. 1: Name und Anschrift der Vertragsparteien

Frist: Am ersten Arbeitstag

Klingt trivial — ist es meistens auch. Vollständiger Name und Adresse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Konkret: Bei Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten oder einer Holdingstruktur darauf achten, dass die juristisch korrekte Arbeitgeberin eingetragen ist — nicht die Dachmarke. Ein Handwerksbetrieb mit GmbH & Co. KG muss die KG als Arbeitgeberin nennen, nicht den Inhaber persönlich.

Häufiger Fehler: Veraltete Anschrift nach Firmenumzug. Der Nachweis muss die aktuelle Adresse enthalten.

Nr. 2: Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses

Frist: Innerhalb von 7 Kalendertagen

Das konkrete Datum, an dem das Arbeitsverhältnis startet. Nicht der Tag der Vertragsunterschrift — der kann davor liegen.

Konkret: Wenn zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag mehrere Wochen liegen, trotzdem das tatsächliche Startdatum eintragen. Das ist relevant für Kündigungsfristen, Probezeit und Sozialversicherung.

Häufiger Fehler: Beginn des Arbeitsverhältnisses und erster Arbeitstag werden verwechselt. Das Arbeitsverhältnis kann auch an einem Feiertag oder Wochenende beginnen.

Nr. 3: Enddatum oder Dauer bei Befristung

Frist: Innerhalb von 7 Kalendertagen

Nur relevant bei befristeten Verträgen. Hier muss entweder das kalendarische Enddatum oder die Dauer der Befristung angegeben werden.

Konkret: Bei Zweckbefristung (z. B. Projektarbeit, Elternzeitvertretung) reicht die Angabe des Zwecks — aber so konkret wie möglich formulieren.

Häufiger Fehler: Sachgrund der Befristung fehlt. Ohne klaren Sachgrund ist eine Befristung nach 2 Jahren oder bei Vorbeschäftigung unwirksam.

Nr. 4: Arbeitsort(e)

Frist: Innerhalb von 7 Kalendertagen

Der Ort oder die Orte, an denen der Mitarbeiter seine Arbeit verrichtet. Seit 2022 auch relevant bei mobiler Arbeit und Homeoffice.

Konkret: Wenn du deinen Mitarbeitern freie Arbeitsplatzwahl anbietest, einen Passus aufnehmen wie: "Der Arbeitnehmer kann seine Arbeitsleistung an wechselnden Orten erbringen." Das deckt Homeoffice und mobiles Arbeiten ab.

Häufiger Fehler: Kein Hinweis auf die Möglichkeit, den Arbeitsort zu wechseln. Fehlt die Klausel, kann der Mitarbeiter sich auf den genannten Ort berufen.

Nr. 5: Kurze Tätigkeitsbeschreibung

Frist: Innerhalb von 7 Kalendertagen

Eine knappe Beschreibung der Tätigkeit oder Funktion. Kein vollständiges Stellenprofil — aber mehr als "Mitarbeiter".

Konkret: Kurz, aber konkret halten: "Projektleitung im Bereich Anlagenbau" ist besser als "Angestellter". Eine zu enge Beschreibung schränkt allerdings das Direktionsrecht ein.

Häufiger Fehler: Zu vage formuliert. "Allgemeine Bürotätigkeiten" ist grenzwertig — besser: "Kaufmännische Sachbearbeitung im Bereich Auftragsabwicklung."

Nr. 6: Dauer der Probezeit

Frist: Innerhalb von 7 Kalendertagen

Seit 2022 neu als eigenständige Pflichtangabe. Die vereinbarte Probezeit muss explizit genannt werden — auch wenn sie den üblichen 6 Monaten entspricht.

Konkret: Wenn keine Probezeit vereinbart wird, einen ausdrücklichen Hinweis aufnehmen: "Eine Probezeit wird nicht vereinbart." Schweigen ist kein Nachweis.

Häufiger Fehler: Probezeit wird im Vertrag erwähnt, aber ohne konkrete Dauer. "Es gilt eine angemessene Probezeit" reicht nicht.

Nr. 7: Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts

Frist: Am ersten Arbeitstag

Eine der umfangreichsten Pflichtangaben. Seit 2022 verlangt das Gesetz eine aufgeschlüsselte Darstellung aller Entgeltbestandteile: Grundgehalt, Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen, Sachbezüge — jeweils mit Fälligkeit und Art der Auszahlung.

Konkret: Jeden Bestandteil einzeln auflisten. Ein Satz wie "Das monatliche Bruttogehalt beträgt 4.200 EUR" reicht nicht, wenn der Mitarbeiter zusätzlich Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen oder einen Sachbezug erhält.

Häufiger Fehler: Sachbezüge wie bKV-Beiträge oder Jobtickets werden nicht aufgeführt. Auch Überstundenpauschalen gehören hierher.

Nr. 8: Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten

Frist: Am ersten Arbeitstag

Vereinbarte Arbeitszeit pro Woche, Pausenregelung und — seit 2022 — auch Ruhezeiten und ggf. das Schichtsystem.

Konkret: Bei Vertrauensarbeitszeit oder flexiblen Modellen mindestens die wöchentliche Regelarbeitszeit angeben und auf eine Betriebsvereinbarung oder Gleitzeitregelung verweisen.

Häufiger Fehler: Pausen werden nicht erwähnt. Das Arbeitszeitgesetz schreibt bei mehr als 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause vor — das muss im Nachweis stehen.

Nr. 9: Arbeit auf Abruf — Regelungen

Frist: Innerhalb von 7 Kalendertagen

Nur relevant, wenn Arbeit auf Abruf vereinbart ist (§ 12 TzBfG). Dann müssen die Mindestarbeitszeit, der Zeitrahmen und die Ankündigungsfrist angegeben werden.

Konkret: Wenn keine Abrufarbeit genutzt wird, muss dieser Punkt nicht im Vertrag stehen. Aber Vorsicht: Viele Minijob-Verträge sind faktisch Abrufarbeit — auch wenn sie nicht so heißen.

Häufiger Fehler: Minijobber ohne feste Arbeitszeit = Abrufarbeit. Dann greifen die gesetzlichen Mindestvorgaben automatisch.

Nr. 10: Möglichkeit der Anordnung von Überstunden

Frist: Innerhalb von 7 Kalendertagen

Seit 2022 neu. Der Nachweis muss angeben, ob und unter welchen Voraussetzungen Überstunden angeordnet werden können.

Konkret: Eine einfache Klausel reicht: "Der Arbeitgeber kann bei betrieblichem Bedarf Überstunden anordnen, die innerhalb von [X] Monaten ausgeglichen werden." Ohne diese Angabe besteht kein einseitiges Anordnungsrecht.

Häufiger Fehler: Überstundenklausel fehlt komplett. Ohne vertragliche Grundlage können keine Überstunden angeordnet werden — und gleichzeitig liegt ein Verstoß gegen das NachwG vor.

Nr. 11: Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs

Frist: Innerhalb eines Monats

Die Anzahl der Urlaubstage pro Jahr. Bei Teilzeit: anteilig berechnet.

Konkret: Sowohl den gesetzlichen Mindestanspruch (20 Tage bei 5-Tage-Woche) als auch den vertraglich vereinbarten Urlaub nennen, wenn er darüber liegt. So wird Streit über den Umfang vermieden.

Häufiger Fehler: Urlaubsanspruch bei Teilzeitkräften falsch berechnet. Ein Mitarbeiter mit 3-Tage-Woche hat Anspruch auf mindestens 12 Tage — nicht auf 20.

Nr. 12: Anspruch auf Fortbildung

Frist: Innerhalb eines Monats

Seit 2022 neu. Wenn du als Arbeitgeber Fortbildung anbietest, muss der Anspruch im Nachweis stehen.

Konkret: Offen formulieren: "Der Arbeitgeber ermöglicht Fortbildungsmaßnahmen nach betrieblichem Bedarf und individueller Absprache." Es besteht keine Pflicht, einen konkreten Fortbildungsanspruch einzuräumen — aber die Regelung muss genannt werden.

Häufiger Fehler: Punkt wird komplett ignoriert, weil viele denken, er sei nur relevant, wenn ein Anspruch besteht. Das Gesetz verlangt aber einen Hinweis — auch wenn kein Anspruch gewährt wird.

Nr. 13: Betriebliche Altersvorsorge — Name und Anschrift des Versorgungsträgers

Frist: Innerhalb eines Monats

Hier wird es brisant. Jeder Arbeitnehmer hat seit 2002 einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung (§ 1a BetrAVG). Das heißt: Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, einen bAV-Durchführungsweg anzubieten. Und genau diesen Versorgungsträger — Name und Anschrift — verlangt §2 NachwG im Arbeitsvertrag.

Konkret: Ohne Versorgungsordnung fehlt oft sogar die Kenntnis, welcher Versorgungsträger zuständig ist. Eine VO regelt genau das — und schützt gleichzeitig vor unkontrollierten Zusagen. Mehr dazu im Abschnitt unten.

Häufiger Fehler: Diese Angabe fehlt bei geschätzt 80 % aller KMUs. Viele Unternehmer wissen nicht, dass der gesetzliche Entgeltumwandlungsanspruch automatisch eine Nachweispflicht auslöst — auch wenn kein einziger Mitarbeiter bisher Interesse an bAV gezeigt hat.

Nr. 14: Kündigungsverfahren, Fristen und Klagefrist

Frist: Innerhalb eines Monats

Die geltenden Kündigungsfristen (gesetzlich oder vertraglich), das Schriftformerfordernis und der Hinweis auf die 3-Wochen-Klagefrist nach § 4 KSchG.

Konkret: Der Hinweis auf die Klagefrist ist seit 2022 Pflicht. Formulierung: "Nach Zugang einer Kündigung muss innerhalb von 3 Wochen Kündigungsschutzklage beim zuständigen Arbeitsgericht erhoben werden, wenn der Arbeitnehmer die Kündigung für rechtsunwirksam hält."

Häufiger Fehler: Klagefrist-Hinweis fehlt. Das war vor 2022 kein Pflichtbestandteil und taucht in älteren Vertragsvorlagen deshalb nicht auf.

Nr. 15: Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Frist: Innerhalb eines Monats

Wenn Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Dienstvereinbarungen auf das Arbeitsverhältnis Anwendung finden, müssen sie benannt werden.

Konkret: Den Tarifvertrag konkret mit Bezeichnung und Datum nennen. Ein pauschaler Verweis auf "den jeweils geltenden Tarifvertrag" ist zulässig, aber präzise Angaben vermeiden Streit.

Häufiger Fehler: Dynamische Verweisklauseln ohne Einschränkung. Eine Bezugnahmeklausel, die auch künftige Tarifverträge einbezieht, kann ungewollte Kostensteigerungen auslösen.

Die 3 Fristen-Stufen: Wann muss was vorliegen?

Das Nachweisgesetz kennt drei gestaffelte Fristen. Das macht es in der Praxis unübersichtlich — deshalb hier die klare Übersicht:

Der einfachste Weg: Alle 15 Punkte in den Arbeitsvertrag aufnehmen und ihn vor dem ersten Arbeitstag unterschreiben lassen. Dann sind alle drei Fristen automatisch eingehalten.

Digitale Nachweisform seit 2025

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV), in Kraft seit 1. Januar 2025, darf der Nachweis auch in Textform erfolgen — also elektronisch. Das war vorher nicht möglich. Bis Ende 2024 verlangte das NachwG die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift.

Was heißt das für die Praxis? Der Nachweis darf jetzt digital übermittelt werden — allerdings unter klaren Voraussetzungen:

• Das Dokument muss dem Arbeitnehmer in einem zugänglichen Format übermittelt werden (z. B. PDF per E-Mail)

• Der Arbeitnehmer muss das Dokument speichern und ausdrucken können

• Der Arbeitgeber muss einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis aufbewahren

• Der Arbeitnehmer darf jederzeit die Schriftform verlangen — dann muss ein unterschriebenes Papierdokument nachgereicht werden

Konkret: E-Mail mit PDF-Anhang und Lesebestätigung ist die einfachste Variante. Bestätigung aufbewahren. Wer ein HR-System nutzt, dokumentiert den Versand dort.

Wichtig: Die elektronische Form gilt nicht für Befristungsabreden. Ein befristeter Arbeitsvertrag braucht weiterhin die Schriftform nach § 14 Abs. 4 TzBfG — also eine eigenhändige Unterschrift beider Seiten.

Bußgelder bei fehlenden Pflichtangaben

Seit der Reform 2022 ist ein Verstoß gegen die Nachweispflicht eine Ordnungswidrigkeit nach § 4 NachwG. Das Bußgeld beträgt bis zu 2.000 EUR pro Verstoß und pro Arbeitnehmer.

Was heißt das in der Praxis? Wenn bei 30 Mitarbeitern jeweils drei Pflichtangaben fehlen, sind das theoretisch 90 einzelne Verstöße — also bis zu 180.000 EUR. Solche Summen werden selten in voller Höhe verhängt. Aber: Das Risiko ist real, und Arbeitsgerichte schauen bei Streitigkeiten genau hin.

Noch schwerer wiegt die Beweislastumkehr: Fehlt eine Pflichtangabe im Nachweis, geht das Arbeitsgericht im Streitfall davon aus, dass die für den Arbeitnehmer günstigere Regelung gilt. Wurde z. B. die Kündigungsfrist nicht dokumentiert, gilt die längere gesetzliche Frist — auch wenn mündlich etwas anderes vereinbart war.

Das Bußgeld ist ärgerlich. Die Beweislastumkehr kann richtig teuer werden.

Die vergessene Pflichtangabe Nr. 13: Warum du eine Versorgungsordnung brauchst

Von allen 15 Pflichtangaben ist Nr. 13 die am häufigsten übersehene — und die mit dem größten strategischen Potenzial.

Woran liegt das? Jeder Arbeitnehmer hat seit 2002 einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung (§ 1a BetrAVG). Du bist also als Arbeitgeber verpflichtet, einen bAV-Durchführungsweg anzubieten. Und genau diesen Versorgungsträger — Name und Anschrift — verlangt §2 NachwG im Arbeitsvertrag.

In der Praxis haben rund 80 % der KMUs keine Versorgungsordnung. Das bedeutet: Kein definierter Durchführungsweg, kein benannter Versorgungsträger, keine Angabe im Arbeitsvertrag. Drei Verstöße auf einmal — gegen das BetrAVG und gegen das NachwG.

Die Lösung: Eine professionelle Versorgungsordnung (VO) regelt den bAV-Durchführungsweg verbindlich, benennt den Versorgungsträger und legt die Spielregeln für Entgeltumwandlung fest. Damit ist Pflichtangabe Nr. 13 sauber erfüllt.

Aber eine VO kann noch mehr. Sie ist das Fundament für ein betriebliches Benefits-Paket, das über die reine Altersvorsorge hinausgeht. Denn wer den Versorgungsträger einmal sauber definiert hat, kann im nächsten Schritt steuerfreie Zusatzleistungen wie die betriebliche Krankenversicherung (bKV) aufsetzen — mit bis zu 600 EUR pro Mitarbeiter steuerfrei.

Eine professionelle Versorgungsordnung nimmt dir Arbeit ab und schafft gleichzeitig ein Fundament für steuerfreie Benefits, die deine Mitarbeiter wirklich nutzen.

FAQ: Häufige Fragen zu §2 Nachweisgesetz

Müssen alle 15 Punkte im Arbeitsvertrag stehen? Nicht zwingend im Arbeitsvertrag selbst. Die Pflichtangaben können auch in einem separaten Nachweisdokument übergeben werden. Aber: Der Arbeitsvertrag ist der einfachste Weg, weil er ohnehin erstellt wird. Wenn alle 15 Punkte dort drinstehen, braucht es kein zusätzliches Dokument.

Was gilt für Bestandsarbeitnehmer, deren Vertrag vor August 2022 geschlossen wurde? Für Altverträge gilt: Die erweiterten Pflichtangaben müssen nicht proaktiv nachgereicht werden. Aber: Wenn ein Bestandsmitarbeiter schriftlich dazu auffordert, bleiben 7 Tage Zeit für die Angaben aus Stufe 1 und 2 — und ein Monat für Stufe 3. Der pragmatische Weg: Vorlagen jetzt aktualisieren, damit bei der nächsten Vertragsänderung alles stimmt.

Reicht ein Verweis auf den Tarifvertrag? Für bestimmte Angaben ja. §2 Abs. 4 NachwG erlaubt bei den Nummern 6–8 und 11–15 einen Verweis auf den anwendbaren Tarifvertrag oder die Betriebsvereinbarung — vorausgesetzt, der Mitarbeiter hat tatsächlich Zugang zu diesen Dokumenten. Ein Verweis auf einen Tarifvertrag, der nicht ausliegt, reicht nicht.

Gilt das Nachweisgesetz auch für Praktikanten? Ja, mit Einschränkungen. Für Praktikanten nach § 26 BBiG gelten die Pflichtangaben gemäß § 2 Abs. 1a NachwG — ein reduzierter Katalog. Für freiwillige Praktika unter 3 Monaten ohne Vergütung ist der Nachweis nicht erforderlich. Im Zweifel lieber dokumentieren — es kostet nichts und schützt.

Fazit & nächster Schritt

§2 Nachweisgesetz ist kein bürokratisches Monster — wenn du es einmal richtig aufsetzt. Alle 15 Pflichtangaben in die Arbeitsvertragsvorlage aufnehmen, die drei Fristenstufen einhalten, Pflichtangabe Nr. 13 zur betrieblichen Altersvorsorge nicht vergessen.

Der häufigste Fehler: Mit veralteten Vertragsvorlagen arbeiten und hoffen, dass niemand nachfragt. Das Bußgeld von 2.000 EUR pro Verstoß ist das kleinere Problem. Die Beweislastumkehr vor dem Arbeitsgericht kann ein Vielfaches kosten.

Und wenn du schon dabei bist, Pflichtangabe Nr. 13 in Ordnung zu bringen: Nutze die Gelegenheit, eine saubere Versorgungsordnung aufzusetzen. Sie ist der erste Schritt zu einem Benefits-Paket, das Krankenstand senkt, Fachkräfte bindet und sich steuerlich rechnet.

Nächster Schritt: Lade dir unsere NachwG-Checkliste herunter — alle 15 Pflichtangaben mit Fristen und Praxistipps auf einen Blick. Kostenlose Checkliste herunterladen →