Der Großteil der Artikel zum BEM-Gespräch ist für Arbeitnehmer geschrieben: "Was darf ich nicht sagen?", "Welche Nachteile habe ich?", "Soll ich ablehnen?". Diesen Artikel gibt es für dich als Arbeitgeber — weil die meisten Fehler auf Arbeitgeberseite passieren: aus Unsicherheit, fehlender Vorbereitung oder schlicht weil niemand erklärt hat, was das Gespräch leisten soll.

Das BEM-Gespräch ist kein Krankenverhör. Es ist kein Schritt in Richtung Kündigung. Und es ist kein bürokratischer Pflichtakt, den du möglichst schnell hinter dich bringen willst. Richtig durchgeführt, ist es das wirkungsvollste Instrument, das du als Arbeitgeber hast, um einen Mitarbeiter zurück in die Arbeitsfähigkeit zu begleiten — und gleichzeitig deinen Betrieb rechtlich abzusichern.

Dieser Leitfaden erklärt Schritt für Schritt, was du als Arbeitgeber wissen und tun musst.

Was ist das BEM-Gespräch — und warum bist du verpflichtet?

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein gesetzlich geregeltes Verfahren nach § 167 Abs. 2 SGB IX. Es verpflichtet Arbeitgeber, Mitarbeitern nach längerer Erkrankung ein strukturiertes Gespräch und Hilfsangebote zur Wiedereingliederung anzubieten.

Das BEM-Gespräch ist der Kern dieses Verfahrens — ein vertrauliches, strukturiertes Gespräch zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter, in dem gemeinsam nach Lösungen gesucht wird: Kann der Mitarbeiter wieder in seinen alten Job? Sind Anpassungen am Arbeitsplatz nötig? Gibt es arbeitsplatzbezogene Ursachen der Erkrankung?

Wichtig: Der Arbeitgeber muss das BEM anbieten. Der Mitarbeiter kann es annehmen oder ablehnen — ohne Konsequenzen. Die Pflicht liegt auf deiner Seite, nicht auf seiner.

Das BEM gilt für alle Arbeitgeber unabhängig von Betriebsgröße — auch für KMUs mit 10 oder 20 Mitarbeitern, auch ohne HR-Abteilung, auch für Minijobber und befristet Beschäftigte.

Wann genau musst du das BEM anbieten?

Die gesetzliche Schwelle: Mehr als 6 Wochen Fehlzeit innerhalb von 12 Monaten.

Dabei gilt:

• Zusammenhängende Fehlzeiten (z. B. 8 Wochen am Stück) — BEM sofort nach Rückkehr

• Addierte Fehlzeiten (z. B. 4 × 2 Wochen über das Jahr verteilt) — BEM sobald die 42-Tage-Grenze überschritten ist

• Maßgebend ist das rollende 12-Monats-Fenster, nicht das Kalenderjahr

• Jede neue Phase der Erkrankung kann eine neue BEM-Pflicht auslösen

Welche Fehlzeiten zählen?

• Krankheitsbedingte Fehlzeiten (AU-Schein)

• Rehabilitationsmaßnahmen

• Kur-Aufenthalte

Was nicht zählt:

• Urlaub, Elternzeit, Sonderurlaub

• Kurzarbeit

Wann anbieten? Es gibt keine gesetzliche Frist in Tagen, aber die Rechtsprechung erwartet eine zeitnahe Angebotsunterbreitung nach Rückkehr bzw. Überschreiten der Grenze — üblicherweise innerhalb von 4 Wochen.

Ablauf des BEM-Gesprächs: Was in welcher Phase passiert

Phase 1: Einladung (schriftlich)

Bevor das Gespräch stattfindet, muss der Mitarbeiter schriftlich eingeladen werden — mit folgenden Pflichtinhalten:

• Was ist das BEM? Kurze Erklärung des Zwecks

• Freiwilligkeit: Expliziter Hinweis, dass die Teilnahme freiwillig ist und eine Ablehnung keine negativen Konsequenzen hat

• Datenschutz: Wie werden Daten verarbeitet? Wer hat Zugang?

• Teilnehmer: Wer nimmt am Gespräch teil? (Arbeitgeber, ggf. Betriebsrat, bei Bedarf Betriebsarzt)

• Termin: Datum, Uhrzeit, Ort (oder Videooption)

Muster-Einladungstext (Auszug): "Sehr geehrte/r [Name], Sie waren in den vergangenen 12 Monaten mehr als 6 Wochen erkrankt. Gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX bieten wir Ihnen ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) an. Ziel ist es, gemeinsam Möglichkeiten zu finden, Ihre Arbeitsfähigkeit langfristig zu erhalten. Die Teilnahme ist vollständig freiwillig. [...]"

Phase 2: Das Kerngespräch

Das Gespräch dauert typischerweise 30–90 Minuten. Es folgt keinem starren Ablauf, hat aber eine bewährte Struktur:

Eröffnung (5–10 Min):

• Begrüßung, Dank für die Teilnahme

• Nochmalige Erklärung von Zweck, Freiwilligkeit und Datenschutz

• Atmosphäre schaffen: "Dieses Gespräch ist keine Kontrolle. Ich bin froh, dass Sie wieder da sind."

Analyse (15–30 Min):

• Offene Fragen stellen: "Wie geht es Ihnen aktuell? Wie erleben Sie Ihre Arbeit?"

• Vorsichtig erkunden: "Gibt es etwas in Ihrem Aufgabenbereich, das Ihnen schwerfällt?"

• Arbeitsplatzbezogene Faktoren ansprechen — ohne Diagnose zu erfragen

Lösungsfindung (15–30 Min):

• Welche Maßnahmen könnten helfen? (Arbeitgeber und Mitarbeiter gemeinsam)

• Externe Unterstützung besprechen: Reha, Betriebsarzt, Krankenkasse, Rentenversicherung

• Realistische Vereinbarungen treffen — keine Zusagen, die du nicht einhalten kannst

Abschluss (5–10 Min):

• Ergebnisse zusammenfassen und dokumentieren

• Nächste Schritte und Follow-up-Termin vereinbaren

• Dokument beiderseitig unterzeichnen lassen

Phase 3: Umsetzung und Follow-up

• Vereinbarte Maßnahmen umsetzen (Arbeitsplatzanpassung, Arbeitszeitänderung etc.)

• Follow-up-Gespräch in 4–8 Wochen: Funktionieren die Maßnahmen?

• Dokumentation vollständig und sicher aufbewahren

Was du fragen darfst — und was nicht

Das ist die größte Unsicherheit bei Arbeitgebern — und die Quelle der meisten Fehler.

Was du fragen darfst:

• "Wie geht es Ihnen? Wie erleben Sie die Rückkehr?"

• "Gibt es Aufgaben, die Ihnen aktuell schwerfallen?"

• "Haben Sie das Gefühl, dass Arbeitsbedingungen Ihre Gesundheit beeinflussen?"

• "Was bräuchten Sie, um gut arbeiten zu können?"

• "Welche Unterstützung können wir als Arbeitgeber anbieten?"

Was du nicht fragen darfst:

• "Was haben Sie genau?" — Du darfst keine Diagnose erfragen. Der Mitarbeiter ist nicht verpflichtet, seine Erkrankung zu nennen.

• "Waren das private Probleme?" — Private Lebensumstände sind kein BEM-Thema.

• "Hatten Sie schon früher solche Probleme?" — Keine Krankengeschichte erfragen.

Praktische Faustregel: Alles, was sich auf die Arbeit und das Arbeitsumfeld bezieht, ist erlaubt. Medizinische Details, private Umstände und Diagnosen sind tabu — auch wenn der Mitarbeiter sie von sich aus nennt.

Checkliste: Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung

Vor dem Gespräch

• Fehlzeiten-Dokumentation prüfen: 42-Tage-Grenze überschritten?

• Schriftliche Einladung mit allen Pflichtinhalten vorbereiten

• Einladung in angemessener Frist überreichen (persönlich oder per Einschreiben)

• Rückmeldung des Mitarbeiters abwarten (Zustimmung oder Ablehnung)

• Bei Ablehnung: Schriftlich dokumentieren, dass Angebot gemacht wurde

• Ggf. Betriebsrat und/oder Schwerbehindertenvertretung informieren

• Teilnehmer festlegen und informieren (HR, Betriebsarzt?)

• Leitfragen vorbereiten (ohne Skript — aber mit Struktur im Kopf)

• Datenschutz-Checkliste: Wo werden BEM-Daten gespeichert? (Getrennt von Personalakte!)

Im Gespräch

• Zweck und Freiwilligkeit nochmals erläutern

• Datenschutz erklären: Wer hat Zugang zu den Gesprächsinhalten?

• Offene Fragen stellen, aktiv zuhören

• Keine Diagnosen erfragen

• Gemeinsam mögliche Maßnahmen entwickeln

• Realistische Vereinbarungen treffen

• Ergebnisse kurz schriftlich festhalten (Protokoll)

• Nächste Schritte und Follow-up-Termin vereinbaren

• Protokoll von beiden Seiten unterschreiben lassen

Nach dem Gespräch

• Vereinbarte Maßnahmen umsetzen

• BEM-Dokumentation sicher ablegen (getrennt von Personalakte, Zugriff begrenzt)

• Follow-up-Termin wahrnehmen

• Bei Ablehnung: Dokumentieren, dass Angebot ordnungsgemäß unterbreitet wurde

BEM und Kündigung: Was du wissen musst

Das BEM hat erhebliche Auswirkungen auf die Rechtssicherheit bei krankheitsbedingten Kündigungen.

Die Kernregel des BAG (Bundesarbeitsgericht): Wer einen Mitarbeiter aus krankheitsbedingten Gründen kündigt, ohne zuvor BEM angeboten zu haben, trägt im Kündigungsschutzprozess eine erheblich höhere Beweislast. Das Gericht geht davon aus, dass durch ein ordnungsgemäßes BEM möglicherweise Alternativen zur Kündigung hätten gefunden werden können.

Was bedeutet das in der Praxis?

• Du musst darlegen und beweisen, dass auch mit BEM keine zumutbare Weiterbeschäftigung möglich gewesen wäre

• Ohne BEM reicht das oft nicht aus — die Kündigung scheitert

• Mit ordnungsgemäß dokumentiertem BEM bist du deutlich besser aufgestellt

Drei wichtige BAG-Urteile:

• BAG 2 AZR 655/08: BEM-Pflicht auch wenn beide Parteien eine Weiterbeschäftigung ausschließen

• BAG 2 AZR 649/06: Ohne BEM ist krankheitsbedingte Kündigung regelmäßig unverhältnismäßig

• BAG 2 AZR 968/06: Arbeitgeber muss auch alternative Beschäftigungsmöglichkeiten im Betrieb prüfen

Wichtig: BEM-Daten dürfen im Kündigungsverfahren nicht gegen den Mitarbeiter verwendet werden — das wäre ein Datenschutzverstoß und ein Vertrauensbruch, der das BEM ad absurdum führt.

Wie BGM BEM-Fälle verhindert

Das BEM ist ein reaktives Instrument — es greift, wenn jemand bereits krank war. Das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) ist das präventive Gegenstück: Es verhindert die Fehlzeiten, die BEM-Fälle auslösen.

Der Zusammenhang ist direkt:

Betriebe mit einem systematischen BGM haben nachweislich weniger BEM-Fälle — weil:

1. bKV als Sachbezug: Mitarbeiter kommen schneller zum Facharzt → kürzere Krankheitsverläufe

2. Mental-Health-Prävention (Humanoo): Psychische Belastungen werden früh erkannt, bevor sie zur Arbeitsunfähigkeit führen

3. Sensibilisierte Führungskräfte: Überlastungssignale werden früher erkannt und angesprochen — mehr zu beidem im Artikel Burnout Prävention im Betrieb: Was du als Arbeitgeber wirklich tun kannst

Kurz: Wer in BGM investiert, führt seltener BEM-Gespräche. Und wer seltener BEM führt, spart — denn jeder vermiedene Langzeitausfall spart laut Hochrechnung 25.000–60.000 Euro.

Mehr zum Gesamtpaket: Krankenstand gezielt senken: 7 Maßnahmen für KMUs

FAQ: Häufige Arbeitgeber-Fragen zum BEM

Wie viele BEM-Gespräche muss ich führen, bis ich kündigen darf? Das Gesetz schreibt keine Mindestanzahl vor. Es gibt keine "3 BEM-Gespräche bis zur Kündigung". Entscheidend ist, ob das BEM ernsthaft durchgeführt wurde — mit echtem Lösungsversuch. Ein einziges, ordentlich dokumentiertes BEM-Verfahren kann ausreichend sein, wenn keine zumutbaren Alternativen gefunden wurden.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter das BEM ablehnt? Das ist sein Recht. Du musst das dokumentieren — schriftlich, mit Datum. Du hast dann deine Pflicht erfüllt. Im Kündigungsschutzprozess kannst du nachweisen, dass du das Angebot gemacht hast. Wichtig: Die Ablehnung darf keine negativen Konsequenzen für den Mitarbeiter haben.

Muss ich das BEM selbst führen, oder kann ich das delegieren? Du kannst es delegieren — an HR, an eine Teamleitung oder an einen externen BEM-Beauftragten. Wichtig ist, dass die führende Person neutral ist und kein direktes Interesse an einer Kündigung hat. Beim Betriebsrat muss die Beteiligung angeboten werden.

Was gehört in das BEM-Protokoll? Datum und Teilnehmer, Zusammenfassung des Gesprächs (ohne Diagnose-Details), vereinbarte Maßnahmen, Zeitplan für die Umsetzung, Unterschriften beider Parteien. Keine medizinischen Details, keine Wertungen.

Darf der Mitarbeiter eine Vertrauensperson mitbringen? Ja — auf seinen Wunsch hin. Das kann ein Kollege, ein Gewerkschaftsvertreter oder ein Angehöriger sein. Du solltest das in der Einladung erwähnen.

Was kostet ein BEM-Gespräch? Direkte Kosten: kaum. Zeitaufwand: 2–4 Stunden pro Fall inklusive Vorbereitung, Gespräch und Dokumentation. Der Aufwand ist überschaubar — verglichen mit dem Schaden eines fehlerhaft durchgeführten BEM (unwirksame Kündigung, Gerichtskosten, Abfindung).

Fazit & nächster Schritt

Das BEM-Gespräch ist kein bürokratischer Pflichtakt. Es ist eine echte Chance:

• Für den Mitarbeiter: Unterstützung bei der Rückkehr, ohne sich rechtfertigen zu müssen

• Für dich als Arbeitgeber: Rechtssicherheit, Wertschätzungssignal, und die Möglichkeit, strukturelle Probleme im Betrieb früh zu erkennen

Wer das BEM ordentlich führt, hat mehr als ein rechtlich abgesichertes Verfahren — er hat ein Signal an die gesamte Belegschaft: Wir kümmern uns. Wer nach Krankheit zurückkommt, wird nicht fallengelassen.

Und wer über BEM hinausgehen will: BGM verhindert, dass es überhaupt so weit kommt.

Nächster Schritt: Willst du wissen, welche BGM-Maßnahmen die häufigsten Ursachen für BEM-pflichtige Fehlzeiten in deiner Branche verhindern? In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns deinen Betrieb konkret an. Jetzt Termin vereinbaren →