Was ist das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz (NachwG) ist ein deutsches Bundesgesetz, das Arbeitgeber verpflichtet, ihren Arbeitnehmern die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich mitzuteilen. Es regelt nicht den Inhalt des Arbeitsvertrags selbst — sondern die Pflicht, diesen Inhalt nachweisbar zu dokumentieren.

Warum gibt es dieses Gesetz überhaupt? Weil mündliche Arbeitsverträge in Deutschland grundsätzlich gültig sind. Ja, du kannst einen Mitarbeiter einstellen, ohne irgendetwas schriftlich zu fixieren. Das NachwG stellt sicher, dass der Arbeitnehmer trotzdem weiß, welche Bedingungen gelten — und im Streitfall etwas in der Hand hat.

Die erste Fassung stammt aus dem Jahr 1995. Damals war das Gesetz überschaubar: sieben Pflichtangaben, ein Monat Zeit, kaum Konsequenzen bei Verstoß. Das reichte über zwei Jahrzehnte — bis die EU mit der Arbeitsbedingungenrichtlinie 2019/1152 nachhalf.

Diese EU-Richtlinie verlangt von allen Mitgliedstaaten, die Transparenz von Arbeitsbedingungen deutlich zu erhöhen: mehr Pflichtangaben, kürzere Fristen, echte Sanktionen. Deutschland musste bis August 2022 umsetzen — und hat das Nachweisgesetz dabei grundlegend umgebaut.

Das Ergebnis: Aus einem Papiertiger wurde ein Compliance-Thema, das jeden Arbeitgeber in Deutschland betrifft. Egal ob Handwerksbetrieb mit 20 Mitarbeitern oder Kanzlei mit 80 — wer heute einstellt, braucht ein sauberes System für seine Nachweis-Pflichten.

Wie genau die Reform das Gesetz verändert hat? Dazu kommen wir jetzt.

Die große Reform 2022: Was sich geändert hat

Am 1. August 2022 trat die Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 in deutsches Recht in Kraft. Was als "kleine Anpassung" angekündigt wurde, hat das Nachweisgesetz in drei Dimensionen verschärft: Umfang, Geschwindigkeit und Konsequenzen.

Vorher vs. Nachher

Die Erweiterung von 7 auf 15 Pflichtangaben klingt technisch. In der Praxis bedeutet es: Die meisten Arbeitsverträge, die vor August 2022 aufgesetzt wurden, erfüllen die neuen Anforderungen nicht. Sie enthalten weder die Probezeit-Klausel in der geforderten Form, noch die Überstundenregelung, noch den Nachweis des bAV-Versorgungsträgers.

Noch kritischer als der Umfang ist die Fristverkürzung. Bis 2022 hattest du einen Monat Zeit, alles nachzuweisen. Seit der Reform musst du bestimmte Angaben — Name, Anschrift, Arbeitsentgelt, Arbeitszeit — bereits am ersten Arbeitstag übergeben. Nicht am Ende der ersten Woche. Am ersten Tag.

Und das dritte Element, das die Reform scharf gemacht hat: Bußgelder. Bis 2022 gab es keine direkten Sanktionen für fehlende Nachweise. Seit der Reform ist ein Verstoß eine Ordnungswidrigkeit nach §4 NachwG — mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro. Pro Verstoß, pro Mitarbeiter. Bei einem Betrieb mit 50 Mitarbeitern und systematisch unvollständigen Verträgen summiert sich das schnell.

Die vollständige Liste aller 15 Pflichtangaben mit Fristen und Erklärungen findest du im nächsten Abschnitt — oder noch detaillierter in unserem Deep-Dive zu §2 NachwG.

Alle 15 Pflichtangaben nach §2 NachwG

Das Herzstück des Nachweisgesetzes ist §2 Abs. 1 Satz 7 — der Katalog der wesentlichen Vertragsbedingungen. 15 Punkte, die du als Arbeitgeber nachweisen musst. Nicht optional. Nicht "nach Möglichkeit". Pflicht.

Drei Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit.

Nr. 7 — Entgelt aufgeschlüsselt: Nicht einfach "3.500 Euro brutto". Das Gesetz verlangt eine Aufschlüsselung nach Bestandteilen: Grundgehalt, Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen — jeweils mit Fälligkeitsdatum. Wer hier pauschal formuliert, erfüllt die Pflicht nicht.

Nr. 14 — Kündigungsverfahren: Neu seit 2022 ist nicht nur der Nachweis der Kündigungsfristen, sondern auch der Hinweis auf die Schriftform der Kündigung (§623 BGB) und die dreiwöchige Klagefrist nach dem Kündigungsschutzgesetz (§4 KSchG). Das fehlte in den meisten Altverträgen komplett.

Nr. 13 — bAV-Versorgungsträger: Die unscheinbarste und zugleich folgenreichste Angabe. Wenn du deinen Mitarbeitern eine betriebliche Altersversorgung zugesagt hast — und das trifft auf die meisten Betriebe zu, spätestens durch die Entgeltumwandlung — musst du den Versorgungsträger namentlich benennen. Dafür brauchst du eine Versorgungsordnung. Und genau die fehlt bei geschätzt 80 Prozent der deutschen KMUs. Warum das ein Schlüsselthema ist, erklären wir in Abschnitt 9.

Was sich ändert, wenn Arbeitsverträge die Angaben bereits enthalten? Dann entfällt die separate Nachweispflicht gemäß §2 Abs. 5 NachwG. Allerdings nur, wenn der Vertrag alle 15 Punkte vollständig abdeckt — was bei Verträgen vor 2022 praktisch nie der Fall ist.

Wie genau Arbeitsverträge an das Nachweisgesetz angepasst werden müssen, zeigt unser Praxisartikel Nachweisgesetz und Arbeitsvertrag: Was jetzt in jeden Vertrag gehört.

Die 3 Fristen-Stufen: Tag 1, Tag 7, Monat 1

Die gestaffelten Fristen sind das, was das reformierte Nachweisgesetz operativ anspruchsvoll macht. Du hast nicht einen Monat Zeit für alles — sondern drei unterschiedliche Deadlines, abhängig von der Pflichtangabe.

Konkret: Wenn du am 1. April einen neuen Mitarbeiter einstellst, muss er am selben Tag wissen, was er verdient (aufgeschlüsselt), wie seine Arbeitszeit aussieht und wer die Vertragsparteien sind. Bis zum 8. April müssen Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit nachgewiesen sein. Bis zum 1. Mai folgen Urlaub, Kündigung und — die Versorgungsordnung.

Was passiert, wenn du eine Frist verpasst? Dann liegt eine Ordnungswidrigkeit nach §4 NachwG vor. Das Bußgeld beträgt bis zu 2.000 Euro — und zwar für jeden Verstoß einzeln. Wer bei einer Neueinstellung drei Fristen versäumt, riskiert theoretisch drei Bußgelder.

In der Praxis wird der Ländervollzug noch unterschiedlich gehandhabt. Aber die Tendenz ist klar: Die Behörden schauen genauer hin als vor 2022, und bei Arbeitsrechtsstreitigkeiten prüfen Gerichte systematisch, ob der Arbeitgeber seine Nachweispflichten erfüllt hat.

Digital seit 2025: Textform und elektronische Übermittlung

Die größte praktische Erleichterung kam am 1. Januar 2025 mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV). Endlich: Das Nachweisgesetz erlaubt die elektronische Übermittlung.

Bis Ende 2024 galt: Schriftform nach §126 BGB. Das bedeutete: Papier, eigenhändige Unterschrift, physische Übergabe. In einem Land, das Arbeitsverträge zunehmend per E-Mail verhandelt und Gehaltsabrechnungen digital versendet, war das ein Anachronismus.

Seit dem 1. Januar 2025 reicht die Textform nach §126b BGB — also E-Mail, PDF, Mitarbeiterportal oder HR-System. Aber nur unter drei Bedingungen:

1. Zugänglichkeit: Das Dokument muss dem Arbeitnehmer so zugänglich gemacht werden, dass er es tatsächlich abrufen kann. Eine Ablage in einem System, zu dem der Mitarbeiter keinen Zugang hat, reicht nicht.

2. Speicher- und Druckbarkeit: Der Arbeitnehmer muss das Dokument speichern und ausdrucken können. Ein flüchtiger Chat-Nachricht oder eine Systemanzeige ohne Download-Option genügt nicht.

3. Empfangsbestätigung: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer auffordern, den Empfang zu bestätigen. Nicht der Arbeitnehmer muss bestätigen — aber der Arbeitgeber muss nachweislich dazu aufgefordert haben.

Was viele übersehen: Der Arbeitnehmer kann jederzeit eine unterzeichnete Niederschrift auf Papier verlangen. Diese muss dann "unverzüglich" bereitgestellt werden. Das Papier-Recht verjährt erst mit Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet.

Die Branchen-Ausnahme

Für Arbeitnehmer in Branchen nach §2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) gelten die digitalen Erleichterungen nicht. Das betrifft vor allem: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Spedition, Fleischwirtschaft, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung und Messebau. In diesen Branchen bleibt es bei der Schriftform — Papier und Unterschrift.

Warum? Der Gesetzgeber geht davon aus, dass in diesen Branchen der digitale Zugang für Arbeitnehmer nicht durchgehend gesichert ist und das Missbrauchsrisiko höher liegt.

Bußgelder, Beweislastumkehr und Haftung

Bis 2022 hatte das Nachweisgesetz keine Zähne. Wer den Nachweis nicht lieferte, riskierte — nichts. Das hat sich fundamental geändert.

Bußgelder

§4 NachwG definiert vier Ordnungswidrigkeitstatbestände:

1. Nachweis nicht erteilt

2. Nachweis nicht richtig erteilt

3. Nachweis nicht vollständig erteilt

4. Nachweis nicht rechtzeitig erteilt

Für jeden dieser Verstöße droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro. Das klingt moderat — bis du rechnest: Bei 50 Mitarbeitern mit jeweils zwei fehlenden Angaben bist du bei theoretisch 200.000 Euro. In der Praxis greifen die Behörden (noch) selten so durch. Aber bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten wird der Nachweisverstoß regelmäßig zum Thema.

Beweislastumkehr in der Praxis

Das Bundesarbeitsgericht hat in mehreren Entscheidungen klargestellt: Wenn der Arbeitgeber seinen Nachweispflichten nicht nachkommt, kann sich das auf die Beweislast auswirken.

• BAG, 21.02.2012 (9 AZR 486/10): Ein Nachweisverstoß macht vertragliche Ausschlussfristen nicht automatisch unwirksam — aber ein Schadensersatzanspruch des Arbeitnehmers ist möglich, wenn der Verstoß kausal für einen Nachteil war.

• BAG, 30.10.2019 (6 AZR 465/18): Ausschlussfristen sind wesentliche Vertragsbedingungen im Sinne des NachwG. Ein pauschaler Verweis auf Regelwerke genügt nicht.

• BAG, 09.02.2023 (8 AZR 4/21): Schadensersatz bei Nachweisverzug ist im Einzelfall möglich — abhängig von Kausalität und konkretem Nachteil.

Konkret: Wenn ein Mitarbeiter eine Frist versäumt, weil du ihn nicht über die Klagefrist nach §4 KSchG informiert hast (Nr. 14), kann das teuer werden. Nicht wegen des 2.000-Euro-Bußgelds — sondern wegen des Schadensersatzes.

Altverträge und Übergangsvorschriften

Was gilt für Mitarbeiter, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden? Die Reform hat keine rückwirkende Nachweispflicht geschaffen — aber eine Auf-Verlangen-Regel.

§5 NachwG regelt es so: Bestandsarbeitnehmer (Arbeitsverhältnis begründet vor dem 01.08.2022) können von ihrem Arbeitgeber verlangen, dass er die neuen Pflichtangaben nachweist. In diesem Fall gelten verkürzte Fristen:

• Nr. 1 bis 10: Innerhalb von 7 Kalendertagen nach dem Verlangen

• Nr. 11 bis 15: Innerhalb von 1 Monat nach dem Verlangen

Das bedeutet: Du musst nicht proaktiv alle Altverträge anpassen. Aber wenn ein Mitarbeiter fragt, musst du liefern — und zwar schnell. Und "ich wusste nicht, dass ich das muss" schützt nicht vor dem Bußgeld.

Die praktische Empfehlung ist eindeutig: Warte nicht darauf, dass jemand fragt. Passe deine Vertragsvorlagen an und ergänze bei Gelegenheit (Gehaltsänderung, Versetzung, Vertragsnachtrag) die fehlenden Angaben. So bist du vorbereitet, ohne einen Verwaltungsmarathon zu starten.

Detaillierte Handlungsempfehlungen zur Vertragsanpassung findest du in Nachweisgesetz und Arbeitsvertrag: Was jetzt in jeden Vertrag gehört.

Praktikanten, Minijobber und Sonderfälle

Das Nachweisgesetz gilt für alle Arbeitnehmer — und der Gesetzgeber hat den Anwendungsbereich bewusst weit gefasst.

Praktikanten (§1 Abs. 2 NachwG i.V.m. §22 Abs. 1 MiLoG)

Praktikanten gelten als Arbeitnehmer im Sinne des Nachweisgesetzes. Für sie gibt es sogar einen eigenen Mindestkatalog in §2 Abs. 1a NachwG:

• Lern- und Ausbildungsziele

• Beginn und Dauer des Praktikums

• Arbeitszeit

• Vergütung

• Dauer des Urlaubs

• Hinweis auf anwendbare Tarifverträge

Frist: Unverzüglich, spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit. Nicht am ersten Tag — davor. Wer Praktikanten ohne Nachweis starten lässt, begeht eine Ordnungswidrigkeit.

Minijobber und Teilzeitkräfte

Das NachwG unterscheidet nicht nach Beschäftigungsumfang. Auch für geringfügig Beschäftigte (Minijobber) gelten alle 15 Pflichtangaben. Das überrascht viele KMU-Inhaber — gerade im Handwerk und in der Gastronomie, wo Minijobs verbreitet sind.

Auslandseinsatz (§2 Abs. 2 NachwG)

Wird ein Arbeitnehmer für mehr als vier aufeinanderfolgende Wochen ins Ausland entsandt, kommen zusätzliche Nachweispflichten hinzu: Land und Dauer des Einsatzes, Währung, Auslandszulagen, Rückkehrbedingungen. Dieser Nachweis muss vor der Abreise vorliegen.

Nr. 13: Die Versorgungsordnung — und warum sie der Schlüssel ist

Von allen 15 Pflichtangaben ist Nr. 13 die unauffälligste — und die folgenreichste. Sie verlangt: Wenn der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung (bAV) zugesagt hat, muss er Name und Anschrift des Versorgungsträgers nachweisen.

Klingt banal. Ist es nicht.

Denn der Nachweis des Versorgungsträgers setzt voraus, dass eine Versorgungsordnung existiert. Also ein Dokument, das regelt: Welche bAV-Leistungen gibt es? Über welchen Durchführungsweg? Mit welchem Versorgungsträger? Zu welchen Bedingungen?

Und hier liegt das Problem: Geschätzt 80 Prozent der deutschen KMUs haben keine formale Versorgungsordnung. Viele bieten ihren Mitarbeitern Entgeltumwandlung an — häufig über einen Rahmenvertrag mit einer Versicherung, den irgendwann einmal ein Makler eingerichtet hat. Aber eine dokumentierte, arbeitsrechtlich saubere Versorgungsordnung? Fehlanzeige.

Warum ist das relevant? Aus drei Gründen.

Erstens: Compliance. Ohne Versorgungsordnung kannst du Nr. 13 nicht korrekt nachweisen. Das ist ein Bußgeldtatbestand.

Zweitens: Haftung. Wenn ein Mitarbeiter bei Renteneintritt feststellt, dass seine bAV-Zusage unklar formuliert war, haftet der Arbeitgeber. Ohne Versorgungsordnung gibt es keinen Rahmen, auf den beide Seiten sich berufen können.

Drittens — und hier wird es strategisch: Die Versorgungsordnung ist der natürliche Ausgangspunkt, um das gesamte Mitarbeiter-Benefits-System zu professionalisieren. Wer einmal aufräumt, kann in einem Schritt die bAV ordnen, eine betriebliche Krankenversicherung (bKV) einführen und ein echtes Benefits-Paket schaffen.

Denn die bKV-Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Monat (§8 Abs. 2 EStG) und die Steuerfreiheit bis 600 Euro pro Mitarbeiter und Jahr machen die betriebliche Krankenversicherung zum attraktivsten Benefit, den KMUs heute anbieten können. Wie das steuerlich funktioniert, erklärt unser Artikel bKV steuerlich absetzen: Sachbezug nach §3 und §37b.

Das Nachweisgesetz zwingt dich, die Nr. 13 zu erfüllen. Die kluge Reaktion ist: Nicht nur abhaken — sondern die Gelegenheit nutzen, ein Benefits-System aufzubauen, das Talente bindet und Krankenstand senkt. Was Mitarbeiter-Benefits für KMUs wirklich bringen und wie ein solches System aussieht, haben wir dort zusammengefasst.

Mehr zu den finanziellen Dimensionen von Mitarbeiterverlust findest du in Was kostet eine Kündigung? Fluktuationskosten berechnen. Und ob sich betriebliche Altersvorsorge für dich und deine Mitarbeiter wirklich lohnt, beantwortet unser Artikel Lohnt sich betriebliche Altersvorsorge? mit konkreten Zahlen. Zum steuerlichen Rahmen der bAV: Betriebliche Altersvorsorge und Steuer.

Praxistipps: So machst du deinen Betrieb NachwG-konform

Keine Theorie, keine Checklisten-Flut — sondern fünf Schritte, die funktionieren.

1. Vertragsvorlage aktualisieren

Dein Arbeitsvertragsmuster muss alle 15 Pflichtangaben enthalten. Wenn du ein Muster aus der Zeit vor August 2022 verwendest, fehlen garantiert Punkte: Probezeit-Klausel, Überstundenregelung, Kündigungsverfahren mit Klagefrist-Hinweis, bAV-Versorgungsträger. Lass die Vorlage einmal von einem Arbeitsrechtler oder deinem Steuerberater prüfen.

2. Digitalen Nachweis-Prozess einrichten

Seit 2025 darfst du digital nachweisen. Nutze das: HR-System, Mitarbeiterportal oder notfalls eine strukturierte E-Mail mit PDF-Anhang. Wichtig: Empfangsbestätigung anfordern und dokumentieren. Wer kein HR-System hat — eine signierte E-Mail mit Lesebestätigung ist ein pragmatischer Anfang.

3. Versorgungsordnung erstellen oder aktualisieren

Prüfe, ob eine formale Versorgungsordnung existiert. Falls nein: erstellen lassen. Falls ja: prüfen, ob sie aktuell ist und den Versorgungsträger korrekt benennt. Das ist die Nr. 13 — und der Punkt, an dem die meisten KMUs scheitern.

4. Altverträge systematisch ergänzen

Du musst nicht alle Bestandsverträge sofort anpassen. Aber nutze jede Gelegenheit: Gehaltserhöhung, Versetzung, Beförderung, Vertragsnachtrag. Bei jedem Änderungsvertrag die fehlenden Angaben ergänzen. So arbeitest du den Bestand sukzessive ab.

5. Fristenmanagement für Neueinstellungen

Baue die drei Fristen in deinen Onboarding-Prozess ein. Tag 1: Entgelt, Arbeitszeit, Vertragsparteien — müssen beim Mitarbeiter sein. Tag 7: Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit. Monat 1: Urlaub, Kündigung, bAV. Am besten als Checkliste, die bei jeder Neueinstellung abgehakt wird.

FAQ: Häufige Fragen zum Nachweisgesetz

Muss ich wirklich am ersten Arbeitstag schon etwas aushändigen? Ja. Nr. 1 (Vertragsparteien), Nr. 7 (Entgelt aufgeschlüsselt) und Nr. 8 (Arbeitszeit/Pausen/Schicht) müssen spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen. Wenn dein Arbeitsvertrag diese Angaben bereits vollständig enthält und vor Arbeitsbeginn unterschrieben wurde, ist die Pflicht erfüllt. Andernfalls brauchst du ein separates Nachweisdokument.

Gilt das Nachweisgesetz auch für Minijobber? Ja, ohne Einschränkung. Das NachwG gilt für alle Arbeitnehmer — unabhängig vom Beschäftigungsumfang. Auch geringfügig Beschäftigte haben Anspruch auf den vollständigen Nachweis aller 15 Pflichtangaben.

Kann ich den Nachweis per E-Mail senden? Seit dem 1. Januar 2025 ja — in Textform nach §126b BGB. Das Dokument muss zugänglich, speicher- und druckbar sein, und du musst eine Empfangsbestätigung anfordern. Ausnahme: In Branchen nach §2a SchwarzArbG (u.a. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung) bleibt Schriftform Pflicht. Außerdem kann jeder Arbeitnehmer jederzeit eine unterschriebene Papierfassung verlangen.

Was passiert, wenn ich gegen das Nachweisgesetz verstoße? Es droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß. Darüber hinaus kann ein Nachweisverstoß im Arbeitsrechtsstreit die Beweislast zu deinen Ungunsten verschieben — und im Einzelfall zu Schadensersatzansprüchen führen (vgl. BAG 09.02.2023, 8 AZR 4/21).

Muss ich bestehende Arbeitsverträge anpassen? Nicht proaktiv. Aber wenn ein Bestandsmitarbeiter den Nachweis verlangt, musst du die Angaben Nr. 1–10 innerhalb von 7 Tagen und Nr. 11–15 innerhalb eines Monats liefern. Empfehlung: Bei jeder Vertragsänderung (Gehaltsanpassung, Versetzung) die fehlenden Angaben gleich mit ergänzen.

Was ist mit der Versorgungsordnung (Nr. 13)? Wenn du deinen Mitarbeitern eine betriebliche Altersversorgung zugesagt hast — und sei es nur der gesetzliche Anspruch auf Entgeltumwandlung — musst du Name und Anschrift des Versorgungsträgers nachweisen. Dafür brauchst du eine Versorgungsordnung. Die meisten KMUs haben keine. Das ist einer der häufigsten und riskantesten Nachweislücken.

Welche Branchen sind von der Digitalform ausgenommen? Branchen nach §2a Abs. 1 SchwarzArbG: Baugewerbe, Gaststätten, Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Fleischwirtschaft, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau. In diesen Branchen muss der Nachweis weiterhin in Schriftform (Papier, Unterschrift) erfolgen.

Fazit & nächster Schritt

Das Nachweisgesetz ist kein bürokratisches Randthema mehr. Seit der Reform 2022 betrifft es jeden Arbeitgeber in Deutschland — mit 15 Pflichtangaben, gestaffelten Fristen ab Tag 1 und Bußgeldern bis 2.000 Euro pro Verstoß. Seit 2025 darfst du digital nachweisen — aber die inhaltlichen Anforderungen bleiben hoch.

Die meisten KMUs haben zwei Baustellen: Arbeitsverträge, die den neuen Anforderungen nicht genügen, und eine fehlende Versorgungsordnung für die Nr. 13. Beides ist lösbar — und beides lässt sich nutzen, um das Mitarbeiter-Benefits-System gleichzeitig auf ein neues Niveau zu heben.

Wer die Versorgungsordnung einmal richtig aufsetzt, kann in einem Schritt bAV ordnen, bKV einführen und ein Benefits-Paket schaffen, das im Recruiting den Unterschied macht. Nicht als zusätzliches Projekt — sondern als logische Konsequenz einer Pflicht, die du ohnehin erfüllen musst.

Nächster Schritt: In einem 30-minütigen Gespräch prüfen wir, ob dein Betrieb NachwG-konform aufgestellt ist — und wie du die Versorgungsordnung als Hebel für ein echtes Mitarbeiter-Benefits-System nutzen kannst. Jetzt Termin vereinbaren →

Begleitmaterial

Ella Voice-Over (~90 Sekunden)

Ein Gesetz aus dem Jahr 1995, das seit 2022 jedem Arbeitgeber in Deutschland echte Pflichten auferlegt — und seit 2025 endlich auch digital funktioniert. Ich bin Ella von VitalPro, und heute geht es um das Nachweisgesetz.

Was du als Arbeitgeber wissen musst: Du bist verpflichtet, jedem Mitarbeiter 15 wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich nachzuweisen. Teilweise am ersten Arbeitstag. Was er verdient — aufgeschlüsselt. Wie seine Arbeitszeit aussieht. Und innerhalb eines Monats auch, wer sein bAV-Versorgungsträger ist.

Das Problem: Die meisten Arbeitsverträge, die vor 2022 aufgesetzt wurden, erfüllen diese Anforderungen nicht. Und geschätzt 80 Prozent der deutschen KMUs haben keine formale Versorgungsordnung. Das ist nicht nur ein Bußgeld-Risiko von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß — es ist auch eine verpasste Chance.

Denn wer die Versorgungsordnung einmal richtig aufsetzt, kann in einem Schritt bAV ordnen, eine betriebliche Krankenversicherung einführen und ein Benefits-System schaffen, das Talente bindet. Nicht als zusätzliches Projekt — sondern als logische Konsequenz einer Pflicht, die du ohnehin erfüllen musst.

Wie das für deinen Betrieb aussieht, klären wir in einem kurzen Gespräch. Den Link findest du im Video und in meiner Bio.

LinkedIn-Post

Hook: 15 Pflichtangaben. 3 Fristen. Bis zu 2.000 Euro Bußgeld pro Verstoß. Das Nachweisgesetz betrifft jeden Arbeitgeber — und die meisten KMUs sind nicht konform.

Seit der Reform 2022 musst du jedem Mitarbeiter nachweisen:

• Was er verdient (aufgeschlüsselt!) — am 1. Arbeitstag

• Wie seine Arbeitszeit aussieht — am 1. Arbeitstag

• Wer sein bAV-Versorgungsträger ist — innerhalb eines Monats

Seit 2025 darfst du das digital machen. Gut.

Das eigentliche Problem sitzt tiefer:

80 % der KMUs haben keine Versorgungsordnung.

Ohne Versorgungsordnung kannst du Nr. 13 nicht erfüllen.

Ohne Nr. 13 riskierst du Bußgelder UND Haftung.

Die kluge Reaktion: Nicht nur abhaken, sondern die Versorgungsordnung als Startpunkt nutzen.

bAV ordnen. bKV einführen. Benefits-System aufbauen.

Aus einer Pflicht wird ein Wettbewerbsvorteil.

Alles im neuen Leitfaden (Link in den Kommentaren).

Hannes Weindorf | VitalPro BGM für KMUs

YouTube-Beschreibung

Nachweisgesetz 2026: Alles was Arbeitgeber wissen müssen

Das Nachweisgesetz betrifft jeden Arbeitgeber in Deutschland — und seit der Reform 2022 hat es echte Konsequenzen. In diesem Video erkläre ich alle 15 Pflichtangaben, die drei Fristen-Stufen und warum eine unscheinbare Pflichtangabe (Nr. 13) für dein Unternehmen zum Gamechanger werden kann.

Was dich erwartet:

• Die Reform 2022: Was sich geändert hat (7 → 15 Pflichtangaben)

• Alle 15 Pflichtangaben im Überblick mit Fristen

• Digital seit 2025: Was jetzt erlaubt ist — und was nicht

• Bußgelder und Haftungsrisiken

• Nr. 13: Warum die Versorgungsordnung der Schlüssel ist

• 5 Praxistipps für die Umsetzung

Weiterführende Links:

• Blog-Artikel: vitalpro.zone/blog/nachweisgesetz

• Kostenloses Erstgespräch: vitalpro.zone/termin